为规范我校接待工作，提高整体服务质量，并为接待的具体操作提供依据，特出台此办法。

一、接待原则

1、以人为本，相互尊重，周到热情，高效节俭；

2、严格接待审批程序，规范接待行为；

3、各单位按规定、按标准、按现有条件进行接待安排，不得超出宴请与住宿标准；

4、为保障来宾接待的安全性，接待车辆、住宿和餐饮尽量安排在在指定单位或校内。

二、接待对象

1、教育部及省、市副局级及以上或相当级别领导来校视察、参观、指导工作、调查研究等公务活动；

2、大学联盟领导及兄弟院校的领导和考察团来访活动；

3、新闻媒体记者来校进行采访报道、拍摄等活动；

4、根据工作需要，由职能部门邀请或其他同级别单位来访活动；

5、由我校举办或承办的各类学术会议或活动，涉及国外及港澳台著名学者、知名人士来学校参观考察活动；

6、学校领导安排的其他各项接待活动；

以上接待任务均由校办或者相关职能部门负责。

三、接待程序

1、重要来宾与重大活动的接待工作需由主办单位负责人通过校长办公会审定接待方案，并召开协调会，由相关部门联合协作；

2、学校各部门及学院如有接待任务，需根据主管校领导批示，制定接待方案并及时反馈予来访单位，如需邀请相关校领导参与接待，应提前向校领导汇报；

3、学校各部门、学院负责外来单位访问人员接待时，需向学校办公室备案（《燕京理工学院来访接待备案单》见附件1）；

具体接待流程参见《燕京理工学院接待工作流程图（参考）》（附件2）。

四、接待内容

（一）迎送

副厅级以上领导、重要来宾或兄弟院校副校级及以上领导来访一般应由接待承办单位负责人或校领导参加接待；其他来访人员一般应由承办单位派专人接待。

（二）会见、会谈

视来宾级别与公务活动的目的性与重要性，邀请相应校领导或部门负责人会见、会谈。重要座谈会需由承办单位事先报请相关校领导参会，按照程序报学校周会表，并提前做好会议室的布置。必要时需要安排专人拍照、记录或录音。

临时性接待所需会议室，需向综合楼管理科申请（《燕京理工学院会议室使用申请单》见附件3）。

（三）餐饮

用餐地点包括校外用餐及校内用餐（《燕京理工学院校内招待餐申请表》见附件4）。宴请本着尊重来宾饮食习惯与民族习惯的原则，热情周到，不铺张浪费。

外出用餐严格参照国家规定执行。如有超标需请示校长、理事长审批后执行。宴请需事先订好宴请地点、路线、菜品、桌席卡并保证工作人员联络畅通。校内用餐需承办部门负责人事先与后勤负责人沟通用餐时间、人数、餐标等事宜。

（四）住宿

各接待承办单位可根据来宾来访日程安排，决定是否安排住宿。住宿标准如下：

1、星级酒店

上级单位领导、国际友人、知名人士、集团领导及兄弟院校副校级以上来宾可安排星级酒店大床房及以上，随从人员安排标间。

2、普通酒店

由我校举办或承办的学术交流等大型会议活动，可根据会议规模与参会人数安排酒店标间。

（五）宣传

各接待承办单位做好来访的新闻宣传工作，如制作欢迎条幅、参观、拍照等。

（六）车辆

根据接待实际需要及校内情况提供工作用车（《燕京理工学院用车申请单》见附件5）。如来宾自备交通工具时，应提供一切所能提供的便利，如行车路线等。

（七）参观

参观环节可参照燕京理工学院常规参观路线（附件6《燕京理工学院参观路线（常规）》），也可结合来宾需求作出调整。参观需至少提前一天联系资产处与相关部门进行准备。

（八）礼品或纪念品

根据接待实际需要，经校领导批准可赠送学校的纪念品、宣传资料等，严禁以任何名义馈赠贵重礼品。

（九）票务

根据来宾需求，可以由承办单位为来宾办理车票、机票预订等服务。

（十）存档

上级领导、国外友人、集团重要客人的接待，需要做好图文资料的存档工作。

五、经费

（一）经费种类

1、校领导接待经费：校领导接待经费是按校领导分管工作的范围、性质和接待量的大小而安排，并随校领导分管工作调整而相应调整。

2、学校公共接待经费：学校公共接待经费是根据学校年度工作计划及上年接待费用支出情况，在每学年初由财务处审定的，由学校办公室代表学校支配的公共接待预算。

3、各单位接待经费：学校根据各单位工作性质及工作计划，在每学年初由财务处审定的预算，各单位严格按规定使用，总量控制，超支不予报销。

4、专项接待经费：对学校的重大活动和重要工作设立的专项经费，由活动的承办单位或者工作的执行单位支配。

5、会费、赞助费：大型研讨会会费及赞助费的收支须遵循收支两条线原则，即：相关部门收费时出具缴款说明将款项交至财务处，如需支付会议相关的住宿、餐饮、用车、印刷、纪念品等费用，应依据实际发生的票据、金额填写支出凭单，经各级审批后到财务处报销。

（二）接待费用报销

公务接待费用报销时所附发票必须是具有有效日期的正式发票。公务接待费用报销时需提供《公关费用审批表》（见附件7）并审批齐全、正规发票（抬头填写燕京理工学院的正式发票，日期需与接待日期相符。发票内容若出现礼品、纪念品等字样的一律不予以报销）。食堂接待费用的核销时，需提交签字齐全的招待餐申请表。学校办公室主任有权拒绝不符合业务公务接待费用标准的业务公务接待费用的报销。

财务处应严格审查票据是否合法、金额是否准确、单据是否齐全、审批是否完整。财务处有权拒绝不符合报销流程、审批权限的业务公务接待费用的报销。

本规定解释权归学校办公室所有，自下发之日起试行。

附件：

1.《燕京理工学院来访接待备案单》

2.《燕京理工学院接待流程图》

3.《燕京理工学院会议室使用申请单》

4.《燕京理工学院校内招待餐申请表》

5.《燕京理工学院用车申请单》

6.《燕京理工学院参观路线（常规）》

燕京理工学院接待工作管理办法（附件）

 燕京理工学院
 2016年3月11日