一、文件、机要文件收发登记

1、办公室所有文件、机要文件的签发、登记、呈批、分发、传阅、回收、归档、销毁工作，统一由学校保密委员会办公室机要人员负责。

2、收到机要文件，要注意检查邮封是否破损，严格按发文通知单逐件核对封内文件。

3、收文登记要注明来文单位,发文字号、编号、标题、密级、份数,收文时间；发文登记要注明发文字号、编号、发文时间；严格实行监签手续，杜绝漏签现象。

4、上级文件，按各单位固定文件顺序号分发，视文件内容提出分发意见，报分管领导批准后，登记编号分发。

5、外发邮寄的机要文件要严格登记、编号，并与外收发履行签字手续。

二、机要文件办理程序及要求

1、签收。签收文件、机要文件时应认真核对机要编号，启封后按发文通知单逐件清点，重要文件逐页清点，若发现问题，及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

2、登记。文件签收后，在收发登记薄上登记，注明来文单位、发往单位、发文字号、文件标题、密切程度、缓急时限、份数、份号、收发时间等。

3、呈批。及时附上“文件传阅处理单”，呈分管领导及办公室主任提拟办意见。

4、分发。机要文件批办后应及时分发，并在收文登记簿上注明处理情况。对各单位机要文件的领取实行监签，以免错领和漏领。

5、传阅。严格按文件、机要文件传阅制度执行。

6、回收。文件、机要文件传阅完毕后要及时回收，核对入柜。

三、文件、机要文件传阅制度

1、机要文件呈学校办公室主任提拟办意见后，按批办的范围进行传阅，一般按领导职务高低、分工下传。杜绝横传、漏传和自行扩大阅读范围现象。

2、文件传阅要迅速、及时。急件随到随办，一办到底；一般件在一周内处理完毕。需要具体范围的文件，先送分管领导提出落实意见，再呈主要领导审阅。

3、文件传阅过程中，若领导有批示意见，应认真登记并及时按批示意见办理；需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈，并在文件上注明。

4、机要员必须把机要文件亲自交到领导手中，领导不在时，不得擅自放在领导办公室。

5、机要文件传阅，坚持全流程管理。实行传阅环节登记，请传阅领导在机要文件的运转登记表上签字，随时掌握传阅进程，控制文件去向。要掌握传阅时间并及时查看、询问，提醒领导阅文。文件收回后要认真清点，传阅、办理情况记录要完整清晰。

四、机要文件阅文管理制度

1、其他人员因工作需要阅读文件、机要文件，须经办公室主任或分管领导批准。

2、阅读机要文件，一般应在学校办公室机要室，不得将文件带到宿舍、公共场所和其他不适宜的地方，特殊情况由机要人员送阅。

3、阅文者要自觉爱护文件，不得随意涂划、抽页，阅前当面清点，阅后要经机要人员点收并签字。

4、阅文者要严格遵守保密纪律，不该看的机要文件绝对不看，不该问的机密绝对不问，不该说的机密绝对不说，不在非保密本上记录机密内容，确保党和国家机密安全。

五、机要文件借阅制度

1、机要员一般只负责学校领导借阅文件，其他人员确需借阅文件的，须经分管领导批准，并严格履行登记手续，认真填写文件借阅登记簿和借阅单。

2、如需查阅机要文件，须经主管校长批准，并在机要室内阅读，不得将文件带出机要室。

3、借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，不得私自复印、翻印或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划。凡造成文件损坏、丢失者，按有关规定严肃处理。

4、借阅文件一般当天归还，最长不超过3天。归还借阅文件时要当面办理注销手续，并注明归还。

六、机要文件传递制度

1、机要文件应当由机要员或机要部门（如机要通信、机要交通部门）传递。不得通过普通邮政邮寄或交给无关人员携带。

2、传递机要文件，必须选择安全的交通工具和交通路线，注意出发时间的保密，并采取相应的安全保密措施，传递途中不得办理无关事宜。

3、机要员领取和清退机要文件，必须直达受理该文件、资料的单位。领到机要文件时，做到文件、资料不离身，返回单位途中不得办理无关事宜，返回后要立即进行登记处理。

4、机要文件不得向境外携运，不得用普通传真传送，必须按照国家有关规定办理。

燕京理工学院办公室
2017年7月26日