第一章　总　则

第一条  为使我校行政公文处理工作进一步科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《河北省教育厅机关工作制度》（2013年5月）的精神和要求，结合学校实际，制定本细则。

第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条  学校各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第五条  学校办公室是学校行政公文处理的管理机构，负责指导、督促和检查校内各单位的行政公文处理工作。

第六条  本细则所指行政公文范围包括：

（一）学校行政系统上报上级部门、下发各单位的各类报告、函件、通知等文件。

（二）校内各行政、教学单位等送交学校理事会、校长办公会或下发各自部门的各类报告、通知等文件。

第二章　公文种类

第七条  我校常用公文种类有：决议、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

（一）决议。适用于经理事会等重大会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，对有关单位和人员进行奖惩等。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）通知。适用于发布、传达上级指示精神；要求执行或周知的事项；转发公文；发布行政规章制度，印发工作总结、工作要点、计划等。

（五）通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。

（七）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级部门请示事项。

（九）意见。适用于对重要问题提出见解或处理办法。

（十）函。适用于向不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章　公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行文主送单位依据主送对象确定。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第九条  学校公文格式要求按照《燕京理工学院行政公文格式》、《燕京理工学院行政公文发文字号种类及使用说明》、《燕京理工学院行政公文上行文模板》、《燕京理工学院行政公文下行文模板》《燕京理工学院会议纪要模板》（见附件1-5）标准执行。

第四章　行文规则

第十条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文时，应当同时抄送被越过的上级部门。

第十二条  向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）向上级主管部门请示、报告重大事项，应经本级领导同意或授权；属于部门职责范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请求性公文中夹带请示事项。

（四）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以学校或本部门名义向上级单位负责人报送公文，更不能以学校领导名义或部门负责人名义向上级单位报送。

第十三条  向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级单位。

（二）学校办公室根据校长办公会授权，可以向下级办公室行文，其他部门和单位不得向下级办公室发布指令性公文或者在公文中向下级办公室提出指令性要求。需经校长办公会审批的具体事项，经全体校领导同意后可以由学校相关职能部门行文。

（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校责令其纠正或者撤销。

（四）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

第五章　公文拟制

第十四条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十六条  公文文稿签发前，应当由部门办公室和学校办公室负责人进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十七条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第十八条  学校行政发文实行先审后签制度。各部门以学校名义发文时，由主办部门拟稿并按规定会签后，由学校办公室办理登记、编号、发文。除学校办公室外，各行政职能部门不得以学校名义对外行文；如工作需要对外呈文，须报学校办公室审批并备案。业务性的公文须按学校档案管理规定及时归档。

第十九条  签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章　公文办理

第二十条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，学校办公室负责公文的处理。相关单位对交办的公文要及时办理，高效运转，急事急办、特事特办。特急件和急件都要明确办理的时间要求，并在规定的时间内办结，不得拖延误事。

第二十一条  收文办理：

（一）学校收到上级和主管单位、政府机关来文、来函，由学校办公室负责统一签收，根据文件或通知内容报送相应分管校领导阅批。重大问题报送理事长、校长阅批。学校各部门收到的上述外来文件应及时转送学校办公室办理。机密文件处理和保管要按照保密规定进行。

（二）承办部门收到交办的公文后，应当及时处理，不得延误、推诿，并在处理后将处理情况及结果上报学校办公室备案。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回学校办公室并说明理由。

（三）学校办公室要随时了解掌握文件的执行和办理情况，出现问题及时处理，并将处理结果向有关领导汇报。

（四）对需要答复的公文，如校内单位的请示、报告，上级有关部门的询问、请示，兄弟单位的函件等，要按规定及时处理，并将处理结果向来文单位回复。

第二十二条  发文办理

（一）学校行政发文包括理发文和校发文，理发文由理事长签发，校发文由理事长或校长签发。

（二）严格执行文件的签发程序：理事会决议经理事签字后以理发文的形式下发，理事长签发；学校办公室根据学校授权制发的公文，由全体校领导会签后，理事长或校长签发；对外经济类法律性文件由牵头部门拟稿经法律顾问审核后由法定代表人或法定代表人授权签署；以学校名义下发的规章制度、方案、措施、决定、通知等，由牵头部门拟稿，理事长或校长签发；以部门名义下发的通知、纪要、措施等，由分管校领导签发。

（三）校级公文印发前应当交由学校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（四）公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十三条  整理归档

（一）学校公文由学校办公室、各单位办公室（机要件由机要室）整理、归档和销毁，校内各单位应明确专人负责此项工作。个人不得保存应归档的公文。两个以上单位联合办理的公文，原件由学校办公室归档，相关阅办单位保存复制件。

（二）单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

（三）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

（四）公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

（五）销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第二十四条  机要保密室和机要阅文室应按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。涉密公文应当由学校机要室工作人员通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员亲自领取。绝密级公文由机要室专人管理。

第二十五条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经校领导批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第七章　附　则

第二十六条  本细则由学校办公室负责解释。

第二十七条  本细则自发布之日起施行。同时2005年发布的《北京化工大学北方学院行政机关公文处理办法（试行）》停止执行。

附件：

1.燕京理工学院行政公文格式

2.燕京理工学院行政公文发文字号种类及使用说明

3.燕京理工学院行政公文上行文模板

4.燕京理工学院行政公文下行文模板

5.燕京理工学院会议纪要模板

燕京理工学院公文实施细则（含附件）

燕京理工学院
2018年11月13日