第一章 总　则

第一条  为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，以及为学校和社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）及北方国际大学联盟学校档案管理办法（试行）等法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校建设的重要基础工作之一。档案是在学校各项活动中形成的，是学校的宝贵财富，是学校各项活动的真实记录和历史凭证。学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》，承担保护和移交档案的义务。

第四条  学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划；纳入管理制度；纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。学校各部门及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章　领导体制和机构设置

第五条  档案工作由理事长、校长领导，分管档案工作的校领导协助。主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；

（五）规划学校档案工作。

第六条  档案工作由学校办公室归口管理，下设综合档案室具体管理，根据工作需要设置专兼职档案人员。

第七条  综合档案室的基本职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定；规划学校档案工作；

（二）组织制订、实施学校档案工作的规章制度，指导学校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作；

（五）负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）建立和健全学校档案工作网络，负责对档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化；

（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第八条  学校各处室、各学院的基本职责：

（一）各单位确定1名兼职档案员负责具体的档案工作；

（二）贯彻执行《燕京理工学院档案管理办法（试行）》及其它档案工作文件；

（三）负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；开展档案宣传工作，提高师生、员工的档案意识；

（四）各单位兼职档案员负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作；按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，经综合档案室工作负责人检查合格审核签字，移交综合档案室。负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第九条  如工作需要，学校二级单位可以设置档案分室。由本单位领导负责并对其档案分室工作进行监督指导。档案分室负责本单位的档案收集、整理、保管、利用工作，定期向综合档案室移交档案，档案分室配备兼职档案员。

第十条  教职工人事档案由人事处统筹管理并制定其相关档案管理办法；学生档案由学生处统筹管理并制定其相关档案管理办法；教务档案由教务处统筹管理并制定其相关档案管理办法；财会档案由财务处统筹管理并制定其相关档案管理办法。

第十一条  综合档案室的专职人员和各单位、部门的兼职档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章　文件材料的立卷归档

第十二条  档案实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十三条  归档的材料应当质地优良，书绘工整，图样、声像清晰，档案的制作符合有关规范和标准的要求。

第十四条  学校各处室、各学院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

（一）DQ 党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）XZ 行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）XS 学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）JX 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）KY 科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。

（六）JJ 基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

（七）SB 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）CP 产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）CB 出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）WS 外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）CK 财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。

（十二）SX 声像类：主要包括教学、科研及党政管理等各项工作中形成的以音响、画面形象等方式记录的专门载体及相配套的文字材料。

综合档案室可以根据学校各处室、各学院的实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十五条  档案材料归档时间为：

（一）学校各部门形成的档案材料，应按学校档案机构的规定整理立卷后在次年6月底前归档。

（二）各二级学院和教学单位形成的教学文件材料，应按学校档案机构的规定经有序整理后归档。应届本科毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表应在当年10月底前归档；其他教学综合管理文件材料应在次年寒假前归档。

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档。

（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

（五）仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档。

（六）财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管3年，期满后向学校档案机构移交。

（七）各立卷单位形成的实物档案应即时归档。

（八）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第四章 档案的管理利用和公布

第十六条  对学校规定的应立卷归档的材料须按规定整理立卷后定期向综合档案室移交，集中统一管理。任何单位或个人不得据为己有。凡不属于归档的材料，禁止归档。

第十七条  综合档案室所存的档案，在国家需要时，应当提供所需的档案原件或者复印件。

第十八条  综合档案室是出具学校档案证明的唯一机构，加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第十九条  综合档案室对接收进室的档案应进行统一的整理、编号、排列和上架。

第二十条  综合档案室应设专人负责档案库房的技术管理工作，制定库房管理的规章制度，做好库房日常各项指标的记录。

第二十一条  综合档案室对所存档案的保管情况定期进行检查，对已破损和字迹褪色的档案，应及时进行修复和复制，并及时数字化，加工成电子档案保管。特殊情况应及时上报处理，以保证档案的安全。

第二十二条  学校档案工作要按照不同时期国家关于档案工作的法律法规和教育部的相关要求，不断更新档案工作规章制度，建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第二十三条  档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。

第二十四条  档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。

第二十五条  学校综合档案室应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，报请有关主管部门审定后，定期向全校和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案，以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期向全校和社会开放。

第二十六条  利用学校开放档案的单位或个人应遵循《学校档案借阅利用制度》的有关规定，未经综合档案室或档案所有者的同意，不得擅自公布档案。

第二十七条  利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第二十八条  学校综合档案应当为社会利用档案创造便利条件，提供检索工具、阅览室和复制设备。

第二十九条  未开放的档案，仅供学校内部利用。

第五章 档案的鉴定与销毁

第三十条  综合档案室保存的各类档案应按保管期限规定日期进行鉴定。档案鉴定工作由综合档案室和归档单位共同进行。

第三十一条  凡需销毁的档案应登记造册，经分管档案工作的校领导签署意见后方可销毁，销毁档案按照国家相关规定执行。

一、鉴定工作要根据国家有关鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展的观点分析档案价值，确定保管期限,切忌随意性；对保管期限己满的档案，其鉴定结果要写出书面报告；对应销毁的档案，要编制销毁清册一式二份。

二、对保管期限己满，但没有了结债权债务的财务档案，应根据需要适当延长保管期限，待了结后再行销毁。

三、应销毁的档案,不得改作它用或以废纸出售；档案鉴定小组要指定二人以上负责监销，并在指定地点销毁:监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字。

四、鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存备查。

第六章 条件保障

第三十二条  学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的正常需求。

第三十三条  学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。

第三十四条  学校应当设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专项经费，加快数字学校档案机构建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第七章 奖励和处罚

第三十五条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要成绩的。

（四）向综合档案室捐献重要或珍贵档案的。

（五）举报、制止档案违法行为或在查处档案违法案件中表现突出的。

第三十六条  有下列行为之一的，学校对直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第三十七条  本办法解释权归学校办公室综合档案室。

本办法自发文日起施行。

燕京理工学院
2019年12月20日